Viele Standorte. Viele kleine Ausgaben.
Ein klarer Prozess für Ihre Finanzen.
Verbinden Sie Zahlungskarten, Budgets und Belege – für Kitas, soziale Träger und Organisationen mit mehreren Einrichtungen.
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten · keine Live-Produktansicht
Für Organisationen,
die dezentral arbeiten.
Wenn Ausgaben verteilt sind, braucht es einen gemeinsamen Rahmen für Menschen, Geld und Dokumentation.
Eine Kollegin kauft Material für die Einrichtung. Ein Team benötigt kurzfristig Geld für eine Aktivität. Belege landen in Umschlägen, E-Mails oder Tabellen. Zum Monatsende muss Finance nachvollziehen, wer wofür bezahlt hat und welche Kostenstelle belastet werden soll. Der Aufwand verteilt sich auf viele Menschen und wird häufig erst spät sichtbar.
Wenn Mitarbeitende private Auslagen vorfinanzieren oder Barkassen regelmäßig abgestimmt werden müssen, reicht eine zusätzliche Zahlungskarte allein nicht aus. Entscheidend ist, dass Zahlung, Beleg, Budget und Zuständigkeit sinnvoll zusammenarbeiten. Genau dort setzt ein strukturierter Ausgabenprozess an.
Definieren Sie, wer Karten erhält, welche Mittel verfügbar sind und wer die Dokumentation prüft. Verantwortlichkeiten werden vor dem Rollout besprochen. Eine zentrale Sicht auf Transaktionen hilft dabei, offene Belege und Ausgaben im Zusammenhang zu betrachten und Fragen gezielt mit den zuständigen Teams zu klären.
Geben Sie Ihren Teams Handlungsspielraum.
Und Ihrer Finanzabteilung den Überblick.
Legen Sie Limits fest und weisen Sie Karten passenden Teams, Projekten oder Einrichtungen zu. SimpledCard verbindet physische und virtuelle Zahlungskarten mit zentraler Ausgabenverwaltung. Physische Karten können den Einkauf vor Ort unterstützen, virtuelle Karten geeignete Online-Ausgaben. Welche Nutzung passt, klären wir gemeinsam.
Mitarbeitende fotografieren Belege. Ausgaben und Dokumentation kommen an einem Ort zusammen. Ergänzen Sie Kategorien, Kostenstellen oder Projekte, damit Finance nicht nur den Betrag sieht, sondern auch die Informationen für die weitere Bearbeitung erhält. Die Erfassung soll möglichst zeitnah zur Ausgabe erfolgen.
Ordnen Sie Ausgaben Kostenstellen zu und nutzen Sie die nachgelagerte Dokumentationsprüfung. Exporte und mögliche Anbindungen werden anhand Ihrer Buchhaltungsstruktur geprüft. Wir besprechen die passenden Möglichkeiten für Ihr System und stimmen die Anforderungen vor einer Umsetzung ab.
Entdecken Sie den Ablauf. Wählen Sie einen Schritt aus.
Sie legen Budgets und Limits fest. Ihre Teams können innerhalb dieses Rahmens im Alltag bezahlen.
Wir betrachten Ihren tatsächlichen Bedarf und die rechtliche Einheit, die über Einführung und Nutzung entscheidet.
Ob Bastelmaterial, Lebensmittel oder eine Aktivität: Kleine Ausgaben entstehen in vielen Einrichtungen parallel. Prüfen Sie, wie Karten und klar zugewiesene Budgets den Alltag vor Ort unterstützen und die Dokumentation zentral zusammenführen können.
Mehrere Teams und Kostenstellen benötigen nachvollziehbare Abläufe. Besprechen Sie die Zuordnung von Ausgaben, die Verantwortlichkeiten bei der Belegprüfung und einen gemeinsamen Rahmen für Ihre unterschiedlichen Einrichtungen.
Handvorschüsse und kleinere Beschaffungen können geeignete Anwendungsfälle sein. Im Gespräch prüfen wir Ihre organisatorischen Anforderungen und klären, welche Abläufe sich sinnvoll in einen digitalen Ausgabenprozess übertragen lassen.
Auch Außenteams, Projekte oder mehrere Betriebsstätten können einen gemeinsamen Finanzprozess benötigen. Regionalverbände und Tochtergesellschaften haben teilweise eigene Zuständigkeiten. Deshalb beginnt die Beratung mit Ihrer konkreten Struktur.
Ein abgegrenzter Start kann helfen, Zusammenarbeit, Belegdisziplin und Zuständigkeiten im echten Alltag zu erproben. Wählen Sie geeignete Einrichtungen und einen verantwortlichen Projektkontakt. Vor Beginn werden Ziele, Nutzerkreis und die nächsten Schritte gemeinsam besprochen.
Eine langfristige Perspektive auf etwa 20–30 Karten oder mehr hilft dabei, den Bedarf einzuordnen. Ein möglicher Einstieg mit ungefähr zehn Karten wird anhand Ihrer Organisation geprüft. Umfang, Einführung und Konditionen werden individuell vereinbart.
Passenden Einstieg besprechen ↗Bei einem echten langfristigen Potenzial von mehr als 80 Karten kann ein strukturierter Produktpilot besprochen werden, beispielsweise zehn Karten für drei Monate. Erforderlich sind ein klarer Anwendungsfall, ein verantwortlicher Kontakt, definierte Nutzer und ein gemeinsamer Zeit- und Evaluationsplan.
Eine Kündigung während des vereinbarten Piloten ist ohne Angabe von Gründen möglich. Die konkrete Ausgestaltung wird vorab abgestimmt. Die Anfrage allein begründet keinen Anspruch auf einen kostenfreien Test.
Gemeinsam planen · Gezielt auswertenKarten, Budgets und Dokumentation als zusammenhängender Prozess – entdecken Sie die Idee in unserer kurzen Animation.
Produktabbildungen und Fotografie: SimpledCard. Abgebildete Oberflächen können von der deutschen Produktversion abweichen.
Sie möchten herausfinden, ob SimpledCard zu Ihrer Organisation passt? Lassen Sie uns über Ihren Ausgabenprozess sprechen. Bringen Sie Fragen zu Standorten, Kartenbedarf und Ihrem Buchhaltungssystem mit. Meist ist ein Kontakt aus Finance, Controlling, Verwaltung, Operations oder der Geschäftsführung ein guter Ausgangspunkt. Weitere Beteiligte können später gezielt hinzukommen.
Ihr Alltag zuerst.
Wir sprechen über Standorte, Belege und Budgets.
Eine konkrete Produktdemo.
Sie sehen, wie die Lösung zu Ihrem Bedarf passen kann.
Ein sinnvoller nächster Schritt.
Wir klären Fragen zu Einführung und Rollout.
Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Organisation.
Wir melden uns für ein persönliches Gespräch.
Kurz ausfüllen. Persönlich weiterreden.
Dieses Formular öffnet Ihre E-Mail-App mit den Angaben als Entwurf. Erst durch das Absenden der E-Mail wird Ihre Anfrage verschickt. Alternativ: sales@simpledcard.com.
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E-Mail-Entwurf öffnen ↗Die wichtigsten Antworten
vor unserem Gespräch.
Für Organisationen mit dezentralen Ausgaben, mehreren Teams oder Einrichtungen. Besonders relevant sind manuelle Barkassen, Auslagen und Belegprozesse. Im Gespräch klären wir Ihren konkreten Bedarf.
Ein abgegrenzter Start in ausgewählten Teams oder Standorten kann sinnvoll sein. Eine Perspektive auf 20–30 Karten hilft bei der Beurteilung. Umfang, Einführung und Konditionen werden gemeinsam geklärt.
Bei mehr als 80 Karten langfristigem Potenzial kann ein strukturierter Testpilot besprochen werden, zum Beispiel mit 10 Karten für drei Monate. Voraussetzung sind ein klarer Anwendungsfall, ein verantwortlicher Projektkontakt und ein gemeinsamer Evaluationsplan. Dies ist kein automatischer Anspruch auf einen kostenlosen Test.
Die Zahlung erfolgt direkt beim Händler innerhalb der verfügbaren Mittel und Kartenlimits. Die Freigabe betrifft die anschließende Prüfung von Beleg, Zuordnung und buchhalterischer Dokumentation.
Ausgaben lassen sich Kostenstellen und Kategorien zuordnen. Welche Exporte oder Anbindungen für Ihr Buchhaltungssystem geeignet sind, klären wir anhand Ihrer bestehenden Prozesse.
